Di era komunikasi serba cepat, kita sering menerima pesan yang mirip-mirip, seperti permintaan harga, jadwal, alamat, atau konfirmasi tertentu. Kalau setiap kali harus mengetik ulang, tentu membuang waktu dan energi. Untungnya, ada cara untuk membuat template pesan atau yang sering disebut Quick Replies agar kita bisa mengirim jawaban cepat hanya dengan satu ketukan, baik di WhatsApp maupun SMS.
Artikel ini akan membahas secara detail bagaimana cara membuat, menyimpan, dan menggunakan template pesan di Android tanpa repot. Pembahasannya meliputi fitur bawaan, trik di WhatsApp Business, SMS, hingga alternatif aplikasi gratis.
Apa Itu Template Pesan atau Quick Replies?
Template pesan atau Quick Replies adalah jawaban yang sudah kita siapkan sebelumnya untuk dikirim kapan saja. Misalnya:
- “Halo, terima kasih sudah menghubungi kami. Mohon tunggu sebentar, kami akan segera merespons.”
- “Alamat toko kami: Jl. Merpati No. 5, Jakarta. Buka pukul 09.00–21.00.”
- “Harga produk X adalah Rp150.000 per unit.”
Dengan Quick Replies, Anda tidak perlu mengetik ulang pesan yang sama berkali-kali. Cukup pilih template, kirim, selesai.
Manfaatnya:
- Menghemat waktu.
- Jawaban lebih konsisten dan profesional.
- Mengurangi kesalahan pengetikan.
- Mempercepat layanan pelanggan atau komunikasi bisnis.
Cara 1: Menggunakan Fitur Quick Replies di WhatsApp Business
Jika Anda menggunakan WhatsApp untuk keperluan bisnis, WhatsApp Business sudah menyediakan fitur Quick Replies bawaan. Ini cara paling mudah dan resmi.
Langkah-langkah:
- Unduh dan instal WhatsApp Business dari Google Play Store (gratis).
- Buka aplikasinya, login dengan nomor Anda.
- Ketuk ikon tiga titik di kanan atas, lalu pilih Business tools.
- Pilih Quick replies / Balasan cepat.
- Tekan ikon + untuk membuat Quick Reply baru.
- Isi:
- Shortcut: kata pintas (misalnya “/thanks” untuk ucapan terima kasih).
- Message: isi pesan template yang ingin Anda kirim.
- Simpan.
Cara menggunakannya:
- Saat membuka chat, ketik / di kolom pesan.
- Akan muncul daftar Quick Replies yang sudah Anda buat.
- Pilih salah satu, kirim.
Contoh:
Anda membuat shortcut “/alamat”. Ketika mengetik “/alamat” di chat, WhatsApp otomatis menampilkan template alamat toko. Anda tinggal kirim.
Keunggulan:
- Gratis dan bawaan WhatsApp Business.
- Bisa menyimpan banyak template sekaligus.
- Cepat diakses langsung dari kolom chat.
Kekurangan:
- Hanya tersedia di WhatsApp Business (tidak ada di WhatsApp biasa).
- Shortcut harus diingat.
Cara 2: Menggunakan Fitur “Pesan Bintang” atau “Copy-Paste Pintar” di WhatsApp Biasa
Jika Anda belum ingin pindah ke WhatsApp Business, Anda tetap bisa menggunakan metode sederhana:
Metode Pesan Bintang:
- Kirim pesan yang sering Anda gunakan ke salah satu chat (misalnya chat sendiri atau grup khusus).
- Tekan dan tahan pesan tersebut, lalu pilih Star / Bintang.
- Nanti, Anda bisa membuka menu Pesan Berbintang di WhatsApp untuk menyalin pesan tersebut dengan cepat.
Metode Chat Sendiri:
- Simpan nomor Anda sendiri, lalu buka chat pribadi dengan diri sendiri.
- Simpan semua template pesan di sana.
- Saat butuh, buka chat tersebut, copy-paste pesan, kirim ke orang lain.
Ini bukan Quick Replies resmi, tapi cukup efektif untuk menghemat waktu.
Cara 3: Membuat Template Pesan untuk SMS Menggunakan Fitur Bawaan
Beberapa aplikasi SMS bawaan Android (seperti Messages by Google, Samsung Messages, atau Xiaomi Messaging) memiliki fitur template pesan. Nama fiturnya bisa berbeda-beda: “Quick Responses”, “Templates”, “Canned Responses”.
Contoh di Google Messages:
- Buka Google Messages.
- Masuk ke Settings / Pengaturan.
- Cari menu Quick responses atau Respon cepat.
- Tambahkan pesan-pesan yang sering Anda kirim.
- Saat membalas SMS, ketuk ikon + atau ikon Quick responses untuk memilih template.
Contoh di Samsung Messages:
- Ketika membuka pesan baru, Anda bisa mengetuk ikon More lalu Quick responses.
Dengan cara ini, Anda bisa mengirim SMS jawaban cepat untuk pelanggan atau teman tanpa harus mengetik panjang lebar.
Cara 4: Menggunakan Aplikasi Keyboard dengan Fitur Teks Pintas (Text Shortcuts)
Trik lain yang jarang diketahui adalah memanfaatkan keyboard Android (Gboard, Samsung Keyboard, SwiftKey) untuk membuat teks pintas. Jadi, saat Anda mengetik singkatan tertentu, keyboard otomatis menggantinya dengan pesan lengkap.
Cara di Gboard:
- Buka Settings → System → Languages & input → Virtual keyboard → Gboard.
- Pilih Dictionary → Personal dictionary.
- Pilih bahasa (misalnya Bahasa Indonesia).
- Tekan ikon + untuk menambah entri baru.
- Isi:
- Phrase: isi pesan template lengkap.
- Shortcut: singkatan yang ingin digunakan.
Contoh:
- Phrase: “Halo, terima kasih sudah menghubungi kami. Kami akan segera merespons.”
- Shortcut: “thx”
Saat Anda mengetik “thx” di WhatsApp atau SMS, Gboard akan menawarkan pesan lengkap. Tinggal ketuk untuk memasukkannya.
Keunggulan:
- Bisa digunakan di semua aplikasi, bukan hanya WhatsApp atau SMS.
- Gratis dan bawaan keyboard.
- Tidak perlu aplikasi tambahan.
Tips:
Gunakan singkatan unik agar tidak tertukar dengan kata biasa. Misalnya “/alamat1” atau “!harga”.
Cara 5: Menggunakan Aplikasi Gratis Khusus Quick Replies
Jika butuh fitur lebih lengkap, ada aplikasi pihak ketiga gratis yang dirancang khusus untuk Quick Replies, misalnya:
- TextExpander (versi Android pihak ketiga).
- Texpand.
- AutoText.
Cara kerjanya:
- Unduh dari Play Store.
- Buat template pesan di dalam aplikasi.
- Tetapkan shortcut tertentu.
- Aplikasi akan otomatis menyisipkan pesan saat Anda mengetik shortcut di WhatsApp, SMS, atau aplikasi lain.
Beberapa aplikasi bahkan mendukung:
- Variabel dinamis (nama penerima, tanggal).
- Kategori template untuk berbagai situasi.
Ini cocok untuk pelaku bisnis yang sering harus mengirim puluhan pesan standar per hari.
Tips Agar Template Pesan Terlihat Profesional
Agar Quick Replies Anda tidak terlihat kaku atau asal-asalan, perhatikan tips berikut:
1. Gunakan Bahasa yang Sopan dan Konsisten
Pastikan semua template menggunakan bahasa baku atau sesuai gaya brand Anda. Ini menciptakan kesan profesional.
2. Jangan Terlalu Panjang
Pesan yang terlalu panjang membuat penerima malas membaca. Gunakan kalimat singkat dan jelas.
3. Gunakan Variasi
Siapkan beberapa versi untuk pesan yang sama agar tidak terkesan copy-paste setiap kali.
4. Update Secara Berkala
Perbarui template sesuai kebutuhan terbaru. Misalnya harga, jadwal, atau alamat toko jika berubah.
5. Pisahkan Berdasarkan Kategori
Buat folder atau penanda berbeda untuk pesan promosi, layanan pelanggan, atau konfirmasi order agar lebih mudah dicari.
Studi Kasus: Menghemat Waktu dengan Quick Replies
Seorang penjual online menerima rata-rata 50 pesan WhatsApp per hari yang menanyakan harga dan alamat. Sebelum memakai Quick Replies, ia butuh waktu sekitar 2–3 menit untuk mengetik jawaban tiap kali. Setelah memanfaatkan WhatsApp Business dan shortcut keyboard:
- Jawaban alamat toko tinggal ketik “/alamat”.
- Jawaban harga tinggal ketik “/hargaX”.
Hasilnya:
- Waktu balas pesan turun drastis.
- Jawaban lebih konsisten.
- Pelanggan merasa mendapat respons lebih cepat.
Kelebihan dan Kekurangan Masing-Masing Metode
| Metode | Kelebihan | Kekurangan |
|---|---|---|
| WhatsApp Business Quick Replies | Resmi, bawaan, mudah | Hanya untuk WA Business |
| Pesan Bintang / Chat Sendiri | Tanpa instal aplikasi baru | Copy-paste manual |
| Template SMS Bawaan | Sudah ada di sebagian besar HP | Tampilan beda-beda tiap merek |
| Keyboard Shortcut (Gboard, SwiftKey) | Berlaku di semua aplikasi, fleksibel | Perlu setting awal |
| Aplikasi Quick Replies Pihak Ketiga | Fitur lengkap, variabel dinamis | Perlu izin akses, install aplikasi tambahan |
Kesimpulan
Membuat template pesan atau Quick Replies di Android untuk WhatsApp dan SMS tidak sulit. Ada berbagai cara yang bisa disesuaikan dengan kebutuhan Anda:
- Menggunakan Quick Replies bawaan WhatsApp Business untuk jawaban cepat profesional.
- Mengandalkan fitur template SMS bawaan untuk pesan singkat.
- Memanfaatkan keyboard Android untuk shortcut teks lintas aplikasi.
- Atau memakai aplikasi pihak ketiga untuk fitur lebih canggih.
Dengan menerapkan metode ini, Anda bisa:
- Menghemat waktu mengetik.
- Memberikan respons lebih cepat kepada pelanggan atau teman.
- Menjaga konsistensi dan profesionalisme dalam komunikasi.
Tidak ada lagi alasan repot mengetik ulang pesan yang sama berulang-ulang. Dengan Quick Replies, komunikasi jadi lebih efektif dan efisien hanya dengan ponsel Android biasa.
Leave a Comment